Esta es una plantilla de planificador de viaje gratuita en Excel y PDF. Incluye itinerario por días, reservas, presupuesto, lista de maleta, tareas previas y un reparto de gastos entre viajeros que se calcula solo. La descargas, la abres y empiezas a rellenar, sin registro.
Descarga la plantilla
- Excel (.xlsx), con cálculos automáticos: descargar plantilla de planificador de viaje en Excel
- PDF para imprimir y rellenar a mano: descargar plantilla de planificador de viaje en PDF
- Google Sheets: sube el Excel a Google Drive y ábrelo con Hojas de cálculo. Comprueba los cálculos con tus datos antes de fiarte de ellos.
Versión 1.1, de octubre de 2026.
Qué incluye cada hoja
El Excel tiene ocho hojas. Las celdas amarillas son las que rellenas tú; el resto se calcula solo.
| Hoja | Para qué sirve |
|---|---|
| Resumen | Destino, fechas, días, presupuesto máximo por persona y nombres de los viajeros. De aquí salen los nombres que usan las demás hojas. |
| Itinerario | Una fila por plan: día, hora, lugar, cómo ir, minutos de trayecto, coste y si ya está reservado. |
| Reservas | Vuelos, alojamiento, entradas y transporte, con localizador y fecha límite de cancelación gratuita. |
| Presupuesto | Previsto frente a real por categoría. El real se suma solo desde la hoja Gastos. |
| Gastos | Cada gasto con su importe, quién lo pagó y entre quién se reparte. |
| Liquidación | Lo que ha pagado cada viajero, lo que le corresponde y su saldo. |
| Maleta | Una lista base para tachar y adaptar. |
| Antes de salir | Tareas con su momento orientativo: reservas, seguro, check-in, copias de documentos. |
El PDF reúne lo esencial en cuatro páginas A4: datos y reservas, itinerario, presupuesto con gastos, y maleta con tareas.
Cómo usarla en cinco pasos
- Rellena la hoja Resumen. Pon destino, fechas y el máximo que cada persona está dispuesta a gastar. Si viajáis varios, escribe los nombres.
- Apunta las reservas según las hagas, con el localizador y la fecha hasta la que puedes cancelar gratis. Esa fecha es la que más se olvida y la que más dinero ahorra.
- Monta el itinerario por días. Pon el trayecto entre planes: tres planes seguidos sin tiempo para llegar de uno a otro es el error más común de un itinerario.
- Rellena el presupuesto previsto antes de reservar y compáralo con el máximo por persona.
- Durante el viaje, apunta cada gasto compartido en el momento. No hacerlo es lo que acaba en la discusión de la vuelta.
Cómo funciona el reparto de gastos
Es la parte que no suelen traer las plantillas de itinerario. En la hoja Gastos, cada fila lleva el importe, quién pagó y un 1 en la columna de cada persona que participa. La hoja Liquidación calcula el saldo de cada una: lo que ha pagado menos lo que le corresponde.
Un ejemplo con cuatro amigos. Los datos son inventados para ilustrar el cálculo:
| Gasto | Importe | Pagó | Se reparte entre |
|---|---|---|---|
| Apartamento | 400 € | Ana | Los cuatro |
| Cena | 120 € | Beto | Los cuatro |
| Taxi | 30 € | Carla | Ana y Beto |
| Entradas | 60 € | Ana | Ana, Carla y Dani |
Resultado:
| Viajero | Ha pagado | Le corresponde | Saldo |
|---|---|---|---|
| Ana | 460 € | 165 € | +295 € |
| Beto | 120 € | 145 € | −25 € |
| Carla | 30 € | 150 € | −120 € |
| Dani | 0 € | 150 € | −150 € |
Beto, Carla y Dani pagan a Ana 25, 120 y 150 euros. Son tres transferencias y todo queda saldado: la suma de los saldos es siempre cero, y la hoja lo comprueba por ti. Fíjate en que el taxi solo lo reparten quienes lo usaron, así que nadie paga por algo que no hizo. Si quieres más detalle sobre cómo organizar el dinero y las tareas de un grupo, lee la guía para organizar un viaje en grupo.
Qué ofrecen otras plantillas y qué les falta
Esto es lo que vimos al revisar las opciones más visibles el 16 de octubre de 2026. Las condiciones pueden cambiar, así que mira la web de cada una antes de descargar.
- Clockify ofrece plantillas de viaje en Google Sheets, Google Docs, PDF, Excel y Word, sin que su página exija registro. Cada plantilla cubre una cosa (vuelos, día de viaje, lista de verificación) y no tiene presupuesto ni lista de maleta específicos.
- ClickUp reúne once plantillas de itinerario (artículo del 5 de mayo de 2025). Casi todas están en ClickUp, así que necesitas cuenta en su herramienta. Según el propio artículo, ninguna menciona reparto de gastos y solo una incluye lista de maleta.
- Notion tiene cientos de plantillas de viaje en su catálogo, gratuitas las que vimos, pero necesitas una cuenta de Notion para duplicarlas.
- Plantillas de pago como la de Excel de Espacio Aprende (5 USD) o las de Notion en Gumroad, de unos pocos dólares.
- Excel de presupuesto como la de Financial Aha, gratuita y con licencia CC BY 4.0: sirve para el presupuesto, pero no incluye itinerario ni reparto entre viajeros.
La diferencia de esta plantilla no es que tenga más hojas, sino que junta en un archivo lo que normalmente está repartido en tres o cuatro: el itinerario, el presupuesto, la maleta y el reparto de gastos, todo conectado a la misma lista de viajeros.
Cuándo se queda corta una plantilla
Una hoja de cálculo es buena para empezar, pero tiene límites que notarás en cuanto el viaje crece:
- No te dice cuánto tardas de un sitio a otro. Eso lo tienes que mirar tú en un mapa.
- No enseña el itinerario en un mapa. Lo ves en filas, no en el plano de la ciudad.
- Hay que editarla a mano y, en grupo, solo puede tocarla uno a la vez si la compartes como archivo.
- No importa tus reservas. Copias el localizador tú mismo.
Para eso está Tripcero, nuestra herramienta (lo decimos por delante), un planificador de viajes en grupo con IA, gratis.
Reúne en un sitio el plan por días con mapa y tiempos de trayecto, las reservas, los gastos con su liquidación y un asistente de IA. Puedes importar una reserva desde el correo de confirmación, compartir el viaje con permiso de editar o solo de ver, y exportar el plan a tu calendario en formato .ics. Tripcero no vende vuelos ni hoteles: las reservas las haces tú con cada proveedor.
Si te gusta más que una IA te ayude a armar el plan, mira cómo usar ChatGPT para planificar un viaje o cómo conectar tu IA con Tripcero para que lo guarde por ti. Y si estás comparando herramientas, tienes la comparativa de planificadores de viajes con IA. Para ver cuánto cuesta volar a un fin de semana desde tu ciudad, empieza por las escapadas desde tu aeropuerto.
Consejos para sacarle partido
- Cierra fechas y presupuesto antes que el destino. Descarta opciones antes de que nadie se ilusione.
- Una persona mantiene la hoja, el resto le pasa los gastos. O que cada uno apunte los suyos si la compartís en la nube.
- No dependas de internet en el destino. Descarga o imprime reservas y mapas antes de salir.
- Si tienes dudas sobre la herramienta, la página de preguntas frecuentes de Tripcero las resuelve.
- Comprueba los requisitos de entrada del destino en la web oficial del Ministerio de Asuntos Exteriores. La plantilla lo recuerda en la hoja Antes de salir, pero no sustituye a la fuente oficial.